El proceso del reclutamiento

Definición de reclutamiento

El reclutamiento se define como el proceso de atraer individuos oportunamente en suficiente número y con los debidos atributos y estimualrlos para que soliciten empleo en la organización

Igualmente, puede ser definido como el proceso de identificar y atraer a la organización a solicitantes capacitados e idóneos.

Es importante señalar que los planes de reclutamiento, selección, capacitación y evaluación deben reflejar como meta el promover y seleccionar a los colaboradores de la empresa lo cual incluye la elaboración de política de la empresa, los planes de los recursos humanos y la práctica de reclutamiento.

Como primer punto en el proceso de reclutamiento, podemos observar en la gráfica de arriba  es el surgimiento de la vacante. 

Tan pronto como un departamento se le presenta la existencia de  una vacante, ya sea por renuncia, por aumento en el volumen de trabajo o por jubilación, etc. debe llenar un formulario de requisición el cual debe ser entregado al departamento de recursos humanos.

El departamento de recursos humanos debe considerar la opción de buscaruna alternativa de selección como el pago de horas extras a los trabajadores si se trata de un alto volumen temporal  de trabajo (época de navidad) o de un contratación eventual (en caso de que la vacante sea por gravidez).

Si luego de estudiar la requisición de empleado, observa que se necesita verdaderamente contratar a un nuevo colaborador, debe entonces buscar el candidato de forma interna.

Reclutamiento interno

En el reclutamiento interno se trata de cubrir la vacante mediante la reubicación de los colaboradores de la siguiente manera:

Transferidos

• Transferidos con promoción
• Ascendidos

Sin embargo, para que el departamento de recursos humanos efectúe un reclutamiento interno de manera eficaz se deben tomar en cuenta lo siguiente:

• Colocación de avisos de vacantes de empleo en los murales, tableros y boletines de la empresa..
• Revisión de los registros de personal o bancos de habilidades de los empleados, ya que allí se podrían descubrir a colaboradores que se han desempeñado en la empresa y que tienen las cualidades, conocimiento y experiencia para ejercer la posición vacante.
• Revisión de los resultados de las evaluaciones de desempeño, ya que de esta forma se puede observar si un determinado trabajador por su rendimiento podría ocupar la vacante.
• Revisión de las capacitaciones y entrenamiento recibidos por parte de los empleados.  El departamento de recursos humanos debe revisar las capacitaciones que un trabajador ha recibido y que puede contribuir a cubrir la posición.

Ventajas y desventajas del reclutamiento interno

Entre las ventajas del reclutamiento interno tenemos:

• Es una gran fuente de motivación  El empleado se siente que la empresa lo está tomando en cuenta y visualiza su progreso dentro de ella
• Es más conveniente para la empresa. La compañía ya conoce al trabajador y su rendimiento reduciendo así las “sorpresas”
• Es más económico.  La empresa se ahorra los gastos relacionados con la colocación de anuncios de vacantes en los periódicos y otros medios y costos relacionados con la recepción, admisión e integración de los nuevos empleados.
• Es más rápido. Sólo demoran los procesos de transferencia o ascenso del empleado, porque están ya familiarizados con la organización y sus miembros, acortando el tiempo de instalación y adaptación de uno externo.
• Desarrolla una sana competencia. Teniendo en cuenta que las oportunidades se les dan a quienes se las merecen y a quienes demuestren las condiciones necesarias.

Entre las desventajas del reclutamiento interno sepuede señalar lo siguiente:

• Limita a la empresa en cuanto al talento disponible. Al solo reclutar internamente, no existe la oportunidad de que la empresa se fortalezca con nuevos talentos.
• Perdida de autoridad.  Esta situación ocurre debido a que los ascendidos a posiciones de mando podrían relajar su autoridad por su familiaridad con los subalternos.
• Dar un ascenso sólo por motivos de antigüedad. Si una empresa procede de esta forma, sus colaboradores podrían presuponer que con sólo tener muchos años de trabajo podrán lograr un ascenso.
• El principio de Peter puede aparecer  Es necesario realizar una evaluación cuidadosa antes de promover a personas internamente (sobre todo a posiciones de mando), ya que podría ocurrir el principio de Peter.
• Imposibilidad de regreso al puesto anterior. Si una persona es promovida internamente a una posición superior y no se desempeña satisfactoriamente existe, en la mayoría de los casos, no hay camino de regreso hacia el puesto anterior. Por lo que existen grandes posibilidades de que sea despedida.
• La depresión y rotación. La depresión puede aparecer entre el personal de la empresa que fue considerado para una posición vacante y es elegido un candidato externo. Este personal incluso puede considerar presentar renuncia e irse hacia a otra empresa al concluir que no tienen oportunidad de crecer allí.

Reclutamiento Externo

Entre las fuentes de reclutamiento externo tenemos los siguientes:

Candidatos espontáneos. Son aquellos que se presentan enuna empresa para dejar su hoja de vida o envían por apartado postal o correo electrónico su "curriculum vitae".

Recomendaciones de los empleados de la empresa. Eno casiones, los empleados de una empresa pueden recomendar a personas para las vacantes que surjan lo cual se considera ventajoso, ya que en posiciones muy especializadas conocen a colegas que pudieran llenarlas. Además, es muy probable que el recomendado se desempeñe mejor para corresponder a quien lo recomendó.

Anuncios de prensa. Los anuncios en los periódicos sirven para buscar candidatos cuando son posiciones que por su especialidad son difíciles de llenar. Los anuncios deben ser redactados inclluyendo los siguientes elementos:

• Indicar el título de la posición y el área
• No mencionar la edad o decir “Preferiblemente”
• Detallar requerimientos en: (Experiencia,  habilidades y conocimientos, educación o formación)
• Enviar hoja de vida a correo electrónico, fax oapartado postal (no indicar dirección fisica de la empresa)
• Establecer fecha límite para enviar hoja de vida.

Agencias de empleos tradicionales / agencias de empleo online. Son empresas que actúan como un puente entre las vacantes y los candidatos.  Las agencias de empleo online pueden ser muy útiles ya que se pueden obtener grandes cantidades de currículo en poco tiempo y de forma electrónica lo que facilita su almacenamiento.

Compañías de identificación de nivel ejecutivo o empresas de cazadores de cabeza (Llamados así por la traducción del inglés manhunter)  Son empresas que se dedican a la búsqueda de candidatos a posiciones gerenciales o ejecutivas a cambio de un pago el cual es proporcionado por la empresa contratante. 

Es importante que al trabajar con una agencia de cazadores de cabeza, el departamento de recursos humanos de la empresa contratante:

• Investigar si la empresa es buena
• Conocer a la persona que se encarga dela búsqueda
• Preguntar cuánto le cobrarán
• Instituciones educativas.  Las universidades, los institutos, las academias técnicas y centros educativos, son también una buena fuente de candidatos.

Ventajas y desventajas del reclutamiento externo

Entre las ventajas de las fuentes de reclutamiento externo tenemos:

• Enriquece la empresa con ideas nuevas y experiencias.  Personal que ha sido contratado de forma externa puede proporcionar nuevas formas de solucionar problemas organizacionales y, a la vez, la empresa se mantiene actualizada con respecto a otras del exterior.
• Aprovechar inversiones en capacitación y desarrollo efectuadas por otras empresas o por los candidatos.

Entre las desventajas tenemos los siguientes:

• Es más costoso, ya que en la mayoría de los casos involucra un pago (anuncio de periódico, agencias de colocación de empleo, cazadores de cabeza, etc.)
• Es menos seguro, ya que se desconoce totalmente los candidatos..
• Frustración del personal interno que considera que se ha preferido alguien de afuera que no conoce la cultura de la empresa y que se ha pasado por encima de ellos.

La selección

Una vez se han reclutados una serie de candidatos, se pasa la selección del mejor. La selección busca solucionar dos problemas fundamentales.

• Eficiencia del hombre en el cargo.
• Adecuación del hombre al cargo.

Es necesario la selección para poder determinar de forma adecuada entre una enorme gama de diferencias individuales, tanto físicas (estatura, peso, sexo, fuerza, agudeza visual y auditiva, resistencia a la fatiga, etc.) como de comportamiento y de allí determinar aquella que puede ocupar mejor la posición vacante.

La solicitud de empleo

Para iniciar el proceso de selección, los candidatos deben llenar un formulario de solicitud de empleo el cual provee referencias para las entrevistas.

Se puede definir el formulario de solicitud de empleo como aquella forma que ofrece información sobre la educación y los antecedentes laborales.

Tienen varias funciones las solicitudes:

• Para estudiar el historial de empleo del aspirante
• Para estudiar la forma en que los aspirantes responden a las preguntas (se pueden descubrir aspectos interesantes).

Entrevista

Es una conversación formal y profunda que conduce a evaluar laidoneidad del solicitante para el puesto. Permite la comunicación en dos sentidos: los entrevistadores obtienen información sobre el solicitante y el solicitante la obtiene sobre la organización.

Es importante aclarar que sedebe hacer dos entrevistas.  Una dirigida por el departamento de recursos humanos y la otra por el futuro supervisor. Esto se debe a que el papel del departamento de personal consiste en enviar al supervisor dos o tres candidatos que hayan obtenido alta puntuación y el supervisor es la persona más idónea para evaluar las habilidades y conocimiento técnicos del solicitante.

Propósitos de la entrevista:

• Conocer personalmente al individuo
• Nos sirven para formular juicios sobre el entusiasmo e inteligencia del candidato

Tipos de entrevistas:

• No dirigida o no estructurada  El entrevistador sigue puntos de interés conforme vayan surgiendo en respuesta a sus preguntas.  No tiene preguntas planeadas. Es muy útils cuando se trata de ayudar al entrevistado en un problema personal o cuando se le explica porque no se lo contratará.
• Dirigida o estructurada Sigue una secuencia fija de preguntas (formulario) a todos los solicitantes.Es muy utilizada para obtener resultados con validez especialmente en números grandes de solicitantes
• Panel de entrevistas Grupo de entrevistadores hace preguntas al aspirante, en un método similar al de una conferencia de prensa
• De estrés o provocación de tensión Se incomoda al aspirante mediante una serie de preguntas difíciles y rápidas. Es muy útil para candidatos a puestos con alto nivel de tensión.

Errores comunes en las entrevistas:

• Juicios instantáneos Mala impresión en los primeros minutos de la entrevista.
• El no conocer el puesto No tiene ni ladescripción de puesto a la mano.
• La presión para contratar.
• El orden de los candidatos Se evalúa a uno o más candidatos muy buenos o muy malos, justo antes de la entrevista en cuestión.
• El efecto de los factores no verbales (gestos) Más énfasis en cómo dice las cosas el candidato.
• Insinuar la respuesta deseada.

La entrevista eficaz encierra los siguientes elementos:

1. Planificación de la entrevista: Esto involucra en el caso de utilizarentrevistas estructuradas la planificación de las preguntas y la búsqueda del salón silencioso y aislado del resto del personal para la realización de la entrevista.
2. Establecimiento de la familiaridad o el rapport:  El entrevistador tiene laobligación de representar a su organización y dejar una imagen agradable y amistosa a los entrevistados sean éstos contratados o no.   Para lograr un buen ambiente, se recomienda convidar una taza de café, hacer a un lado papeles ajenos a la entrevista es importante y evitar interrupciones telefónicas
3. Organización y control de la entrevista: Se establece una comunicación en dos sentidos y no se debe tomar mucho tiempo escribiendo las respuestas que da el entrevistado.  Para ese fin, debe sólo escribir  una palabra clave y ubicar el pad de notas de forma tal que el entrevistado no pueda observar que fue lo que se escribió. Si hubo alguna respuesta donde se cree que el entrevistado exageró o mintió, es necesario reformular la pregunta varias veces y cada vez pedir más detalles al respecto.  Si es una respuesta que involucra alguna mentira, en los detalles se descubrirá.  Esta acción tiene el nombre de técnica de sondeo y de escucha y las preguntas deben comenzar con Cómo, Por qué, Quién, Cuándo, Cuál, Déme un ejemplo.
4. Cierre de entrevista: Cuando el entrevistador considere que todas  sus preguntas han sido respondida o que el tiempo planeado expiró, es hora de finalizar la entrevista. Puede preguntarse al candidato ¿Tiene alguna pregunta final? o hacer un gesto que indique que esta terminado la sesión.
5. Revise la entrevista  Inmediatamente después deque concluya la evaluación, el entrevistador debe registrar las respuestas específicas y sus impresiones generales sobre el candidato en un formulario.  Esto debe ser realizado antes de iniciar la próxima entrevista, ya que si lo deja todo para hacerlo de último puede que se olvide de aspectos importantes o peor aún mezcle los resultados.

Las pruebas en el proceso de selección

Las pruebas son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los requerimientos del puesto por lo que ayudan a tomar una mejor decisión a la hora de seleccionar al mejor candidato.

El proceso de validación de una prueba incluye:

• Analizar el puesto.
• Escoger la prueba.
• Aplicar la prueba.
• Relacionar las calificaciones de las pruebas con los criterios.

Tipos de prueba

Pruebas psicológicas  

Para se enfocan en la personalidad y entre las más utilizadas están las siguientes:

• Inventario multifásico de la personalidad. Mide la personalidad (ejecutivos,personal con acceso a información confidencial)
• Inventario psicológico  Mide la personalidad (ejecutivos, gerentes y supervisores)
• Guía Guillot-Zimmerman del temperamento Mide la personalidad
• Evaluación critica del raciocinio Watson-Glaser
• Mide la habilidad lógica y deraciocinio (ejecutivos, gerentes, supervisores)
• Prueba Owens de creatividad  Mide la creatividad y la habilidad (ingenieros)

Pruebas de conocimiento

• Mide la habilidad verbal, espacial, numérica y conocimiento enliderazgo  Son muy confiables ya que determinan información o conocimientos que posee el examinado. Por ejemplo un abogado que se sometido a un examen sore el código de trabajo.
• Cuestionario de opiniones sobre el liderazgo con el cual se mede el conocimiento de técnicas de liderazgo (gerentes y supervisores)

Pruebas de desempeño

Las pruebas de desempeño mide la habilidad de los candidatos para ejecutar ciertas funciones de su puesto.  Algunos ejemplos de este tipo de pruebas son:

• Pruebas secretariales (mecanográficas yestenográficas) Mide el rendimiento (pruebas técnicas secretariales)
• Prueba Stromberg de destreza Mide la coordinación física (dependiente de un comercio
• Prueba revisada de expresión documental
• Mide la visualización espacial (diseñadores)
• Prueba de simulación de trabajo  Mide la respuesta a demandas que simulan el ambiente de trabajo (gerentes, profesionales)

Verificación de datos y referencias en el proceso de selección

Se debe recurrir a la verificación de datos y referencias con el objetivo de constatar la veracidad de la información suministrada. 

Muchos especialistas del área delos recursos humanos desconfían de las referencias personales, ya que, por lo general, son suministradas por los amigos y familiares del solicitante.

El caso cambia con las referencias laborales, ya que describe la trayectoria del solicitante en el campo del trabajo.  Sin embargo, es necesario tener cuidado con los anteriores superiores del candidato en especial cuando describen aspectos negativos del mismo.

Examen médico en el proceso de selección

Las empresas quieren verificar la salud del candidato a un puesto por muchas razones como pudiera ser que tuviera alguna enfermedad contagiosa o algún padecimiento que con el tiempo pueda ocasionarle algún tipo de accidente o lesión.  Por ejemplo el caso de  un candidato que sufra del corazón y está optando por una posición donde estará expuesto a un gran estrés.

Decisión de contratar

En esta fase de la selección, se debe comunicar al candidato electo la fecha de inicio de labores e, igualmente, es necesario avisar a los otros solicitantes que no fueron seleccionados.

Es importante recordar que buen empleado constituye la mejor prueba de que el proceso de selección se llevó a cabo en forma adecuada.